10月20日下午五时至七时，学生工作部（处）长董雨在第一会议室召集学生公寓空调工程工作小组管理组会议，研讨“空调使用管理办法”的制定程序和先期调研思路。参加会议的有学生工作部、学生工作处、学生社区办公室负责人和后勤管理处、校产管理处有关工作人员，学生工作部（处）还特邀了网络信息中心负责人参加了会议。
董雨向与会人员传达了10月19日学校学生公寓空调工程工作小组会议精神和侯建国校长讲话精神，表示这是学校高度重视、事关科大教育教学改革等各方面工作的大事，而在各个环节中，有关管理模式的确定工作尤为重要，不仅涉及到如何将“好事做好”，还关联到工程、设备等方面的进展，是整个工程的“触发机制”之一，因此必须立即行动起来，争取以最短的时间、最充分的酝酿和最高效的工作完成任务，而其中，首当其冲的就是做好有关的调研工作。
学生工作处副处长、学生社区办公室主任葛宁洁介绍了学生公寓空调工程相关情况以及对省内院校进行电话和网络调研的情况，并建议将相应的计费、收费、充值等工作结合到校园一卡通的升级改造一体化进程中；网络信息中心副主任徐兵简要介绍了我校“一卡通”升级改造的情况和学校“地理信息系统”的建设思路，并从技术层面上指出，通过建立学生宿舍管理系统，内嵌用电查询、通道机、门禁、插卡取电、计费、费用分担是可行的，但要做好前期的线路改造、基础设施配置和安装、建立网上在线支付平台、在每栋学生公寓安装圈存机等工作。
与会人员还具体讨论了收费主体、收费可能遇到的矛盾和困难。
董雨在总结中表示，由于时间紧、任务重，马上就要启程到有关院校进行调研，取得第一手资料，争取下一周要总结已有高校的管理模式，准备讨论起草我校管理办法的征求意见稿，经充分酝酿讨论后，召开征求意见会议，最后由学校出台管理办法。在调研中，希望后勤管理处、校产管理处、网络信息中心派出技术专家一同前往。
会议初步确定先期到上海大学、浙江大学、广东外语外贸大学和湖北省有关学校进行调研。21日，葛宁洁带领第一批调研人员启程前往上海调研。
（学生工作部处）