中国科学技术大学
普通本科学生档案管理规定
为了贯彻国家教育部《普通高等学校档案管理办法》和《安徽省教育厅关于做好2020年普通高等学校录取新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知》的精神，进一步加强和完善我校普通本科学生档案（以下简称学生档案）的科学管理，特制定本规定。
第一条 学生档案的重要性和管理原则
（一）学生档案工作是学校档案工作的重要组成部分，是学生管理工作的重要方面，各方面都应重视和支持。
（二）国家任务招收的普通本科学生的档案由学生工作处负责管理。
（三）学生档案管理必须确保完整、准确、系统、安全。
第二条 学生档案的接收、保管和转递
（一）每年本科新生报到时，大多数省份的新生会自行携带档案并直接交班主任保管。少数省份的学生档案由当地招生部门或学生原所在中学寄给我校招生办公室或学生工作处，核对后，将档案移交给新生班主任暂时保管。
（二）新生班主任负责更换《中国科学技术大学学生档案袋》，并负责检查新生的档案材料是否齐全。新生档案材料包括：高中档案材料、高中党团材料、学籍表、各类获奖证书、考生报名登记表、考生体格检查表、肝功能化验单、外语口试记录卡、政策加分有效证件及证明材料、身份证复印件、诚信考试承诺书、志愿信息确认表、中国科学技术大学学生登记表等。如上述材料不全，班主任必须让新生向原所在中学索取，以保证档案材料的完整性。
（三）通常在第二学期开学后，班主任将学生档案（少年班学院班级除外）移交至学生工作处学生事务管理办公室集中统一保管。
（四）学生进入毕业季后，班主任需从学生工作处学生事务管理办公室领取学生档案，负责将学生大学阶段材料收齐归档。大学阶段应该归档的材料有：中国科学技术大学学生登记表、毕业生登记表、学业成绩单、学历学位证书复印件、党员材料、各类奖学金审批表、优秀毕业生审批表、惩处决定、军训小结、体检表等。
（五）班主任将档案材料与档案封面进行逐项核对后交给学生工作处学生事务管理办公室，通过EMS档案专用通道或机要通道转递到相关单位。
（六）毕业生到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业、灵活就业及自主创业的，转递至就业创业地或户籍地公共就业人才服务机构；暂未就业的，可根据本人意愿转递至户籍地公共就业人才服务机构，或按规定在高校保留两年；出国（境）的，转递至户籍地公共就业人才服务机构；国内升学的，转递至录取学校。
毕业生档案由学校学生档案管理部门按规定有序转递，个人不能自带和保管。档案回户籍地的，有关联系方式可在各地公共就业人才服务机构官网查询。
第三条 档案的利用和管理
（一）第一学年结束转专业的学生档案，班主任可根据需要至学生工作处学生事务管理办公室查阅。
（二）查阅、摘抄、复印学生档案有关材料须先提交申请，经学生工作处领导批准方可办理。查阅档案必须在现场进行，原则上档案不得借出。
（三）借阅档案材料不得随便给别人传阅，不得在原档案材料上划道、涂改，不得随意抽出或新增材料。
（四）退学学生档案由学生提供档案接收单位信息，由学生事务管理办公室进行转递。
（五）死亡学生的档案，由学生工作处保留十年后销毁。
第四条 档案的备份
根据国家档案信息化要求，建立纸质档案和电子档案双保管制度。学生工作处学生事务管理办公室负责学生档案的收集，并对所有学生档案进行电子信息采集，建立数据库并加以维护。
本科生毕业后，学生事务管理办公室完成所有本科生档案材料的转递和移交工作。
第五条 本规定由学生工作处负责解释