为了贯彻国家教育部《普通高等学校档案管理办法》的精神，进一步加强我校普通本科生档案的科学管理，特制定本规定。
第一条 学生档案的重要性和管理范围
1．学生档案工作是学校档案工作的组成部分，是学生管理工作的重要方面，各方面都应予重视和支持。
2．学生档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全。
3．普通本科生档案由学生工作处统一管理。
第二条 学生档案的接收和转递
1．每年招生工作结束后由招生办公室与学生工作处学籍办公室共同核对新生档案后，将档案移交给新生班主任保管，并由班主任更换中国科技大学学生档案袋。新生班主任负责检查新生的档案材料是否齐全（新生档案材料包括：中学毕业生登记表、高考报名登记表、体检表、高考成绩单、入团或入党志愿书、各类获奖证书），如上述材料不全，班主任必须向新生原所在中学索取，以保证中学阶段档案材料的完整性。
2．新生进校一年后，班主任将学生档案送交学生工作处统一保管。
3．毕业生（包括下一年级分流、跳级、提前就业以及出国的学生）的档案最后一学期由各班班主任取回，并负责将大学阶段材料收齐归档。大学阶段应该归档的材料有：中国科学技术大学学生登记表、各类奖学金审批表、三好学生和优秀毕业生审批表、惩处决定、军训和劳动教育小结、毕业生登记表、体检表、成绩单、毕业生就业通知书、学位证书复印件。
4．毕业派遣完毕后班主任将档案材料与档案封面进行逐项核对后再交回学生工作处，由学生工作处转递到相关单位。
第三条 档案的利用和管理
1．学生的档案均按年级、系别、学号顺序排列，学籍有异动的学生档案由学生工作处统一处理。
2．学生档案的接收、查阅、借出、转递要履行有关手续。
3．外单位需要摘抄、复印学生档案有关材料须经学生工作处领导批准方可办理。
4．借阅档案材料不得随便给别人传阅，不得在档案材料上划道、涂改，不得随意抽出或新增材料，用后要清点清楚装回原袋。
5．学生因退学等原因离开学校时，可自行携带自己的档案。
6．死亡学生的档案，由学生工作处保留十年后销毁。
第四条 本规定由学生工作处负责解释。
学生工作处
2005年3月